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Chaîne ELOP — Exécution des Dépenses
Engagement → Liquidation → Ordonnancement → Paiement (Loi 2014-018)
🎯 Objectif
Garantir l'exécution budgétaire conforme à la chaîne légale E-L-O-P (Engagement → Liquidation → Ordonnancement → Paiement) avec séparation stricte entre l'Ordonnateur et le Comptable Public.
⚖️ Principe Fondamental
Séparation étanche : L'Ordonnateur (le Maire) prescrit la dépense. Le Comptable Public (le Receveur Municipal) manipule l'argent.
Aucun paiement ne peut être effectué sans le visa des deux.
E PHASE 1 — ENGAGEMENT (Ordonnateur)
Acteur : Maire (ou délégataire)
| Élément | Description |
|---|---|
| Nature | Décision juridique de créer une dette pour la commune |
| Support | Bon de commande / Marché / Contrat |
| Condition obligatoire | Visa de disponibilité budgétaire (crédit disponible) |
| Vérification | Ligne budgétaire suffisante ? Dépense prévue au budget ? |
Documents requis :
- ☐ Bon de commande signé du Maire
- ☐ Devis/facture proforma du fournisseur
- ☐ Attestation de disponibilité budgétaire (SG)
- ☐ Copie du marché/contrat si > seuil
L PHASE 2 — LIQUIDATION (Ordonnateur)
Acteur : Commission de Réception + Maire
| Élément | Description |
|---|---|
| Nature | Vérification physique de la livraison/prestation |
| Support | Procès-verbal de réception (PV Service Fait) |
| Action | Calcul de la dette définitive |
Processus :
- Constitution d'une Commission de Réception (min. 2 personnes)
- Vérification sur site : conformité livraison vs bon de commande
- Rédaction du PV de Service Fait
- Calcul du montant exact dû (après éventuelles réserves)
- Signature PV par la Commission + le Maire
Contenu du PV Service Fait :
PV DE RÉCEPTION N°______/2026 Objet : [Désignation prestation] Fournisseur : [Nom] Montant engagé : ____ Ar Conformité : Conforme / Conforme avec réserves / Non conforme |Réserves (le cas échéant) : Montant liquidé (dû) : ____ Ar Date : __________ Signatures : Commission + Maire
O PHASE 3 — ORDONNANCEMENT (Ordonnateur)
Acteur : Maire
| Élément | Description |
|---|---|
| Nature | Émission de l'ordre de payer |
| Support | Mandat de Paiement officiel |
| Destination | Transmis au Comptable (Receveur Municipal) |
Pièces justificatives jointes au Mandat :
- ☐ Bon de commande original (Phase 1)
- ☐ Facture originale du fournisseur
- ☐ PV de Service Fait signé (Phase 2)
- ☐ Attestation de disponibilité budgétaire
- ☐ Preuve de livraison (bordereau, photo, etc.)
- ☐ Tout document spécifique au type de dépense
Format Mandat de Paiement :
MANDAT DE PAIEMENT N°______/2026 Ordonnateur : Mairie de [Commune] Exercice : 2026 Bénéficiaire : [Fournisseur] Motif : [Objet dépense] Montant : ________ Ar Imputation budgétaire : Chapitre ___ / Article ___ Pièces jointes : ___ pièces Date limite paiement : _____ Signature et cachet du Maire
P PHASE 4 — PAIEMENT (Comptable)
Acteur : Receveur Municipal (Comptable Public)
| Élément | Description |
|---|---|
| Nature | Contrôle final de régularité juridique |
| Vérifications | Régularité de la chaîne ELOP complète |
| Exécution | Décaissement exclusif par chèque du Trésor ou virement bancaire |
Contrôles du Receveur avant paiement :
| Contrôle | Détail |
|---|---|
| Régularité juridique | Chaîne ELOP complète et signée ? |
| Disponibilité crédit | Crédit toujours disponible (pas de double engagement) ? |
| Qualité pièces | Toutes les PJ présentes et conformes ? |
| Identité bénéficiaire | Coordonnées bancaires/RIB valides ? |
| Montant | Concordance bon de commande = facture = PV = mandat ? |
Modes de paiement autorisés :
- ✅ Chèque du Trésor (signé Receveur)
- ✅ Virement bancaire (compte fournisseur)
- ❌ Espèces (strictement interdit)
👥 Matrice des Responsabilités
| Action | Ordonnateur (Maire) | Comptable (Receveur) |
|---|---|---|
| Engager la dépense | ✅ Signe | ❌ |
| Vérifier livraison | ✅ Via Commission | Peut assister |
| Liquider (PV) | ✅ Signe | Contre-signature possible |
| Ordonner (mandat) | ✅ Signe | Reçoit |
| Payer | ❌ Interdit | ✅ Signe chèque/virement |
| Refuser (irrégularité) | Peut suspendre | ✅ Droit de veto comptable |
⚡ Cas Particuliers & Exceptions
Dépenses Urgentes
- Engagement préalable obligatoire même en urgence
- Regularisation dans les 48h si engagement a posteriori inévitable
- Justificatif écrit de l'urgence signé du Maire
Avances de Fonds
- Soumises aux mêmes règles ELOP
- Remise en cause de l'avance = procédure normale
- Délai maximum de régularisation : 30 jours
Annulation d'engagement
- Possible avant paiement si service non fait ou annulé
- Document d'annulation signé Maire + information Receveur
- Crédit libéré retourne au budget disponible
🔍 Audit Trail & Traçabilité
Chaque phase doit être documentée avec :
- • Numéro unique de pièce comptable
- • Date et heure de l'action
- • Identité du signataire
- • Documents joints (scans/papier)
- • Statut de validation
🎓 Formation & Support
Points clés pour former les acteurs communaux :
- Pourquoi la séparation ELOP protège le Maire ET le Receveur
- Pièces justificatives obligatoires par type de dépense
- Que faire quand une pièce manque (refus, demande complément, régularisation)
- Délais maximaux entre chaque phase
- Archivage physique et numérique des dossiers ELOP